効果的なカバーレターを書くことの大切さ

皆さんがジャーナルの編集者やコンファレンスの主催者になった姿を想像してみてください。一年間に何千通ものカバーレターを読む彼らの立場になってみれば、効果的なカバーレターを書くことの大切さがすぐにお分かりいただけるはずです。

この記事では、皆さんがお書きになるカバーレターがどのように皆さんという人物を反映するのかについて、また、ジャーナル編集者の目に留まり、皆さんの研究を最も効果的にアピールできるカバーレターの書き方についてご紹介します。


カバーレターが与える強いインパクト

仮に皆さんがジャーナル編集者であったとしましょう。皆さんは、新たに提出された多くの論文に目を通し、査読を行う同分野の専門家を指名しなければなりません。山積みになったカバーレターの一番上にあるものを手にとって読み始めますが、次のようなことに気付きました。

	レイアウトがカバーレターの正式な書式ではない
	綴りの間違いがたくさんある
	文法的な間違いもある
	その論文をジャーナルで発表することが なぜ価値のあることなのかという説明がまったく記されていない…

このようなカバーレターは、ジャーナル編集者にどのような印象を与えるでしょうか？ カバーレターと同様に、論文自体も貧弱な英語で書かれていると思うでしょうか？著者が丁寧なカバーレターを書くために時間をかけなかったと思うでしょうか？著者が細部に注意を払わない人物だと思うでしょうか？

もちろん、これらの想定がまったく間違っている可能性もあります。しかしながら、重要なのは第一印象です！最初から良い印象を与え、かつ、ジャーナル編集者に余計な手間を取らせないことが重要なポイントとなります。 この記事では、皆さんの研究がその価値に値する扱いを受けられるようにするための、効果的なカバーレターを書くためのヒントを用意しました。

1. 適切なカバーレターのスタイルを使用する

ジャーナルによっては、ホームページ上にカバーレターのテンプレートを提供しているところもありますが、たいていは皆さんご自身でカバーレターを作成することになります。どの書式を使うべきか確かでない場合は、ビジネスレターの書き方を解説した参考図書を参照するか、皆さんを担当する編集者もしくは校正会社に助けを借り、適切なカバーレターを作成してください。一度そのようなカバーレターを作成しておけば、将来再度投稿する際に、そのカバーレターを繰り返しテンプレートとして使うことができます。

カバーレターの宛名には、投稿規定、あるいはジャーナルのウェブサイト内のサブミッションページに掲載されているジャーナル編集者の氏名を使用してください。ジャーナル編集者の氏名を使うことによって、皆さんが時間をかけてその人物の名前を探したということを相手に示すことができます。特定の人物の氏名が掲載されていない場合は、「Dear Editor」を使ってください。

2. カバーレターは短く

皆さんの論文提出に必要な情報のみを提示するようにします。論文のタイトル、著者名、（あてはまる場合は）投稿の種類、および、ターゲットとなる出版物の投稿投稿で指定されているその他の情報を含めます（たとえば、すべての著者が論文の最終版を読み、全員が合意しているという宣言文など）。

3. 皆さんの論文が発表されるべき理由を簡単に述べた文章を添える

これは、皆さんのカバーレターでもっとも重要な部分です。この部分で、ターゲットとなるジャーナルの読者、あるいは学術会議の参加者にとって、皆さんの論文がいかに関心を引くものであるかを述べます。ジャーナルに掲載されるためにたくさんの著者が競争しており、皆さんのカバーレターは、皆さんの研究の意義と価値について、ジャーナル編集者の注意を引く大切なチャンスであることを忘れないでください。

4. カバーレターを校正してもらう

英語のネイティブスピーカーか、プロの校正者にカバーレターを校正してもらい、綴り、文法、適切な技術英語について修正してもらってください。あらかじめカバーレターを校正してもらうことにより、良い第一印象を簡単に与えることができるのです。

5. 必要な関係書類を含める

カバーレターに加えて、投稿規定に明記されている関係書類、例えば著作権譲渡の用紙、また、著者として名を連ねている人々が実際に研究に貢献したことを宣言する声明文等を含めることを忘れないでください。

くれぐれも、カバーレターの重要性を軽んじないで下さい...

この記事についてご質問、あるいはカバーレターの書き方についてのお問い合わせは、info@forte-science.co.jp までEメールをお送り下さい。担当スタッフより追ってご連絡いたします。