個人情報保護方針
株式会社フォルテ(以下、「会社」といいます。)は、科学技術論文作成のリーディングカンパニーとして、大学・研究機関および企業に所属されている医師、研究者、科学者そしてエンジニアの方々に高品質な翻訳・校正サービスを提供することにより、研究者の世界における意見交流を促進し、知識の向上に貢献するという企業理念のもとに事業活動を行っております。この翻訳・校正等の事業活動において、お客さまの重要な個人情報を始めとし、事業に必要な個人情報を取り扱う事業者として、個人情報を適切に保護することが最も重要な経営課題の一つであるとの認識の上に、個人情報保護に関わる次の方針を定め、体系的で全経営活動に統合された個人情報保護マネジメントシステムを策定し、実行し、維持し、及び継続的に改善していきます。
1. 個人情報保護に関する法令遵守について
お預かりした個人情報の取扱い等に関して適用される法令、国が定める指針、その他の規範を遵守するとともに、個人情報保護マネジメントシステムにおける取組みを適宜見直し、改善していきます。
2. 個人情報の取得、利用及び提供について
個人情報をお預かりする場合、個人情報の項目及び利用目的を可能な限り明確にし、同意をいただいたうえでお預かりいたします。
お預かりした個人情報は、利用目的の範囲内でのみ、取得、利用、提供をさせていただき、目的外利用は行いません。また、目的外利用を防止するために必要な措置を講じます。
ただし、法令に基づく場合など、ご本人の権利や利益、生命、身体を保護するために必要な場合には、ご本人による同意の有無に関わらず利用及び提供を行うことがあります。
3. 個人情報の漏えい、滅失又はき損などの防止及び是正について
お預かりした個人情報について、漏えい、滅失又はき損などが生じることの無いよう適切な安全管理措置を実施することで防止するとともに、監査に基づき継続的に是正及び改善をはかります。
4. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について
個人情報保護のためのマネジメントシステムを定め、代表者自らマネジメントシステムを見直すことによって継続的に是正及び予防の処置を実施し、改善いたします。
また、上記に掲げた方針及びその他個人情報保護に必要な事項については、すべて手順を文書化し実践できるよう取り組みます。
5. 苦情・相談への対応について
ご本人からの苦情及び相談につきましては、受付窓口を常設し対応いたします。方針下部記載の窓口にお問い合わせ下さい。
なお、苦情及び相談を受け付けた場合、適切かつ迅速に対応するとともに、対応に伴いお預かりした個人情報については、苦情及び相談に対応する以外の目的で利用及び提供はいたしません。
制定:2012年6月1日
改訂:2020年2月25日
株式会社フォルテ
代表取締役社長 ウィリアム D. ステンソン
本方針の内容及び個人情報に関わる苦情・相談/問合せ先
〒160-0022
東京都新宿区新宿2丁目8番6号
KDX新宿286ビル5F
株式会社フォルテ
個人情報保護管理責任者/HRマネージャー
苦情相談対応責任者/法人部門マネージャー
TEL : 03-3353-3545 (平日10時~18時)
FAX : 03-3354-9730
E-mail : このメールアドレスはスパムボットから保護されています。閲覧するにはJavaScriptを有効にする必要があります。
株式会社フォルテ(以下、「当社」といいます)は、「個人情報保護方針(プライバシー・ポリシー)」に従い適正な管理を行うとともに、個人情報の保護に努めます。具体的には、以下の内容に従って個人情報の取扱いを行います。
1. 個人情報の取得および利用について
当社は、皆様から個人情報のご提供をお願いする際は、あらかじめ皆様の個人情報の利用目的・第三者への提供の有無等についてお知らせいたします。また、皆様からご提供いただいた個人情報については、以下の利用目的以外の目的で利用いたしません。万が一、当該目的以外の目的で利用する場合や、利用目的そのものを変更する場合は、事前に皆様にお知らせいたします。なお、利用目的に照らして不要となった個人情報については、速やかに且つ適正に削除・廃棄いたします。
<保有個人情報の種類と利用目的>
個人情報 | 利用目的 |
---|---|
当社の翻訳・英文校正等の各種サービスのご利用 においてご提出いただいたお客様の情報 |
ご依頼いただいた翻訳・英文校正等のサービスを遂行するため 登録いただいたお客様への情報提供のため お客様とのお取引の適切かつ円滑な遂行のため 業務上の連絡や挨拶状の送付等のため 商品・サービス等の開発およびご案内のため 当社サービスに係る業務の適切かつ円滑な遂行のため その他、個別にご同意いただいた利用目的のため |
懸賞企画や各種キャンペーン、アンケートなどで ご提出いただいた情報 |
賞品等の発送のため 商品・サービスの開発およびご案内のため その他、個別にご同意いただいた利用目的のため |
お取引先様に関する情報 | 当社のお取引先様管理、営業活動のため |
電話録音情報 | サービス品質の向上及び対応内容の確認のため |
お問合せ情報 | お問合せへの対応のため |
採用応募者に関する情報 | 採用選考のため |
当社従業員の情報 | 当社従業員の労務管理のため |
退職者に関する情報 | 退職者管理のため及び付随する退職者への情報提供および連絡のため |
2. 個人情報の第三者への提供及び委託について
当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者(外国にある第三者を含む)に提供いたしません。なお、個人情報の取扱いに関する業務の全部または一部を委託する場合があります。
- ・ご本人の同意がある場合
- ・法令に基づき開示・提供を求められた場合
- ・人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
- ・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意をえることが困難である場合
- ・国または地方公共団体等が公的な事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
3.個人情報提供の任意性について
個人情報の提供はご本人の任意となりますが、お申込み・お問合せに必要とされる項目に記入がない場合や内容が正確でない場合には、ご依頼に対して対応できないことがありますので予めご了承ください。
4. 安全管理措置について
当社は、JIS Q15001:2017「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」に基づいた個人情報
保護体制を構築し、維持及び継続的な改善するよう努めています。
当社が行っている主な安全管理策は次の通りです。
≪組織的安全管理措置≫
- ・個人情報の取扱いのプロセスごとに取扱い方法、責任者を定める
- ・個人情報の取扱状況について定期的な点検の実施、第三者による監査の実施
-
≪人的安全管理措置≫
- ・個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者等に定期的な研修を実施
-
≪物理的安全管理措置≫
- ・入退出管理、第三者の入室制限区域の設定、持ち込む機器等の制限の実施
- ・個人情報を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等の防止措置
-
≪技術的安全管理措置≫
- ・アクセス権限の設定と見直しの実施
- ・外部からの不正アクセス又は不正ソフトウエアから保護する仕組みの導入等
5. 個人情報の取り扱いに関する苦情の申し出先について
個人情報の取扱いに関する苦情については下記の苦情・相談開示等受付窓口にて承ります。
6.個人情報の開示等の請求について
当社は、皆様からご提供いただいた個人情報に関して、ご本人またはその代理人から、開示・訂
正・削除・利用停止等(以下「開示等」といいます)の請求があった場合には、お申し出いただいた方
がご本人であることを確認したうえで、合理的な期間および範囲で回答いたします。
但し、以下に記載する場合は非開示とさせていただきます。非開示を決定した場合は、その旨理由
を付して通知させていただきます。
- ・個人情報のご本人であることが確認できない場合
- ・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
- ・申込書面に不備があった場合や、当社の受付方法に従ったご請求でない場合
- ・開示等の求めの対象が個人情報に該当しない場合
- ・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- ・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- ・他の法令に違反することとなる場合
- ・その他、個人情報保護法に基づき開示等の義務を負わない場合
7.開示等の受付方法・窓口
個人情報等の開示等を請求される場合は、以下の窓口にて受け付けいたします。苦情・相談・開示
受付窓口に開示等の請求の旨をお伝えいただければ、当社から「個人情報開示等請求書」をお送
りしますので、必要事項をご記入のうえ、ご提出いただく書類と共にお送りください。個人情報の開
示等を請求される場合については、以下の必要書類等をご提出いただきます。
なお、受付方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますので、あらかじめご了承
ください。
<苦情・相談・開示受付窓口>
〒160-0022
東京都新宿区新宿2丁目8番6号
KDX新宿286ビル5F
株式会社フォルテ
代表取締役; ウィリアム・ステンソン
個人情報保護管理者/管理部門 HR マネージャー
苦情相談対応責任者/法人部門セールスマネージャー
TEL : 03-3353-3545 (平日10時~17時)
FAX : 03-3354-9730
E-mail : このメールアドレスはスパムボットから保護されています。閲覧するにはJavaScriptを有効にする必要があります。
<ご提出いただく書類等>
- 運転免許証、パスポート等の顔写真入りの公的書類のコピー:いずれか1通
(それらがない場合は、健康保険の被保険者証のコピーでも可) - 必要事項を記載した当社所定の申請書:1通
<代理人によるお申し出の場合は、上記に加え、以下の書類をご提出願います>
- 法定代理人の場合
① 法定代理権を有することを確認するための書類
(3 ヶ月以内に発行された戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族(子)が記載された有効期
限内の保険証の写しも可)
② 法定代理権を有する者本人であることを確認するための書類
(「3.1 本人からの求めによる場合の本人確認」に定める本人確認書類と同じ) - 委任による代理人の場合
① 委任状
② 本人による委任状への押印
<手数料>
個人情報の利用目的の通知および開示請求については、手数料として 1,000 円(税込み)をご負担
いただきます。1,000 円分の郵便定額小為替を提出書類に同封して下さい。郵便小為替のご購入の
ための料金および当社への郵送料はお客様にてご負担ください。